6 основных этапов получения электронной подписи, а также 3 способа её хранения

С развитием интернета и информационных технологий всё чаще не только предприниматели, но и простые обыватели ведут свои «бумажные» дела в электронном виде. Ведь это удобно, не выходя из дома отослать отчёт в налоговую инспекцию или подписать электронное заявление.

Электронная подпись уже давно перестала быть диковинкой. Её признают судебные органы, государственные структуры, контролирующие инстанции. Получить ЭП несложно, она доступна любому, кто в ней нуждается.

Какой бывает ЭП, как и где её оформить? Об этом и поговорим в данной статье.

Цифровая подпись – что это такое?

Чтобы дать любой бумаге ход, её необходимо подписать, будь это заявление о приёме на работу или договор о поставке товаров. Без подписи уполномоченного лица ни один документ не будет считаться действительным.

В настоящее время львиная доля различных документов оформляется в электронном виде. Конечно, их можно распечатать, подписать и отправить по назначению. Но уже давно предприятия и организации перешли на электронный обмен данными. Это быстро, удобно, дёшево и безопасно. Государственные инстанции также идут в ногу с прогрессом и дают возможность вести документооборот с помощью интернета.

Но чтобы бумаги имели юридическую силу, их необходимо подписывать. Вот именно для этих целей и была введена цифровая электронная подпись. Внешне она не похожа на графические завитушки, которыми все привыкли подписываться на бумажных носителях – их легко подделать.

А вот если преобразовать в математические символы, да ещё сгенерировать их случайным образом с помощью специальной программы, то подделка здесь исключена.

Хранить ЭП можно только на электронном носителе, обычно для этих целей используют обычную флешку. Однако стоит понимать, что записанная на ней информация не является реальной подписью, а только инструментом для её создания. ЭП не бывает одинаковой, для каждого документа она уникальна. Именно это даёт гарантии, что он подлинный и нет сомнений в авторстве отправителя.

ЦЭП – аналог графической подписи, выполненный с помощью криптографических символов, который необходим для придания электронным документам юридических прав.

Из чего состоит ЭП?

Так что же, нужно каждый раз оформлять новую подпись? Нет. Каждому, кто оформил ЭП, предоставляются два ключа, которые используются в паре друг с другом. Закрытый или секретный ключ – это и есть сгенерированная подпись, а открытый удостоверяет подлинность и высылается вместе с подписанным файлом адресату. Его копия хранится в базе данных Удостоверяющего центра, где надёжно защищена от подделок.

Как это работает?

Закрытый ключ формирует длинное и сложное число, которое либо добавляется в конце документа, либо записывается отдельным файлом.

Адресат, получивший документ, с помощью пересланного ему открытого ключа проверяет подлинность подписи отправителя.

Какие преимущества?

  • Защита от фальсификации. Подделать графическую подпись обычно не составляет труда, а попробуйте обмануть компьютер – ваши шансы сведены к нулю.
  • Быстро, дёшево и просто. Электронные документы отправляются адресату мгновенно независимо от расстояний. Это означает, что они не затеряются в пути, а гарантированно попадут по месту назначения. Вам не нужно будет затрачивать средства на услуги почты или курьера.
  • Оптимизация издержек. Для маленьких предприятий не нужно тратить колоссальные суммы на канцтовары, бумагу и копировальную технику. А для крупных организаций это ощутимая статья расходов. Тем более, что всю документацию требуется хранить в течение нескольких лет, а значит, нужно создавать архив и заниматься бумажной волокитой, а затем утилизировать накопившийся хлам. Тогда как электронная документация не занимает места и удаляется лёгким движением мышки.
Самое главное преимущество электронной подписи – легко проверить подлинность, сложно подделать.

Разновидности ЭП

Электронная подпись имеет три разновидности.

Простая

Эту подпись нельзя использовать для подписания документов. Она представляет собой обыкновенные пароли, коды, полученные с помощью SMS-сообщений или нанесённые на скретч-карты, в общем, средства, созданные самой информационной системой. Главная задача – подтвердить, что подпись создана не роботом, а человеком.

Простая

Самый простой пример – это регистрация на каком-либо ресурсе. Создав логин и пароль, вы тем самым авторизуетесь и признаёте правила сайта – это и есть простая ЭП. Для её создания не используется криптография и она не имеет серьёзной защиты.

Усиленная неквалифицированная (НЭП)

Эта подпись уже создаётся с применением криптошифрования и имеет открытый и закрытый ключи. Она необходима для определения личности подписанта и гарантирует неизменность файла после того, как подпись поставлена (невозможность внести изменения).

Такой формат используется для ведения внутреннего и внешнего документооборота, а также если вы участник (поставщик) электронных госзакупок. Чтобы она имела правовую силу, стороны в обязательном порядке должны заключить соглашение о возможности использования ЭП и согласовать условия её применения.

Усиленная квалифицированная (КЭП)

Принцип создания тот же, что и для неквалифицированной, но имеются существенные различия.

  • Наличие сертификата на бумажном или электронном носителе, который оформляется по структуре, утверждённой ФСБ России.
  • Чтобы работать с КЭП, нужно использовать лицензированное ПО, одобренное службой безопасности.
  • Оформить КЭП можно в специальных центрах, которые, которые работают под эгидой Минкомсвязи РФ.
Электронная подпись усиленная квалифицированная – наиболее защищённая и гарантировано имеет законную силу без предварительно заключённых соглашений. Её используют для сдачи отчётов в контролирующие инстанции, для легализации на электронных торгах, для получения государственных услуг.

В каких случаях применяется электронная подпись

В различных сферах требуется разный вид ЦЭП. Лучше всего это отражено в таблице.

Сфера примененияВид электронной подписи
простаянеквалифицированнаяквалифицированная
Государственныеуслуги.ѴѴ
Торги и аукционы.Ѵ
Документооборот.ѴѴѴ
Суды.ѴѴѴ
Контролирующие органы.Ѵ

Госуслуги

Портал по предоставлению различных услуг населению давно и прочно завоевал популярность у россиян.

Госуслуги

Чтобы в полной мере пользоваться его преимуществами, необходимо один раз подтвердить свою личность в любом МФЦ и получить одноразовую подпись, которая вводится в настройках профиля. После этого вам будут доступны абсолютно все возможности сайта Госуслуг.

Электронные торги

Аукционы и площадки для торгов теперь активно используют интернет для продажи товаров и услуг. Теперь не выходя из дома любой человек или организация может что-либо купить или выставить на продажу.

Цифровая подпись требуется:

  • для регистрации и прохождения аккредитации;
  • чтобы заверить необходимые бумаги для участия в тендерах;
  • при подаче предложения о цене;
  • для подписания контракта с выигравшем торги.

Документооборот

Он бывает внутренним (в пределах одного предприятия) и внешним (для обмена информацией между контрагентами).

ЭП в данном случае заверяет договора, соглашения, акты приёма-передачи, счета-фактуры. Она может быть любой, НЭП или КЭП – всё зависит от договорённости между сторонами.

Судебная практика

В Арбитражном суде давно существует практика предоставления в качестве доказательств документации, оформленной в электронном виде. Конечно же они должны быть заверены подписью, чтобы иметь законную силу.

Кроме того, в суд можно подать заявление онлайн, ходатайство и другие документы.

Электронная отчётность

В конце каждого месяца, квартала или года налоговые инспекции, пенсионный фонд, соцстрах и другие контролирующие органы переполнены людьми из-за желающих сдать отчёты. Предпринимателям и бухгалтерам приходится при любой погоде носиться из одной инстанции в другую. Но теперь можно значительно облегчить жизнь как директору предприятия, так и бухгалтеру, оформив квалифицированную электронную подпись.

С её помощью можно быстро и легко сдать отчётность по интернету, прямо из тёплого офиса. Она имеет юридическую силу и без проблем принимается в любой государственной инстанции.

Инструкция по получению ЭП

Если вы занимаетесь бизнесом, бухгалтер или просто часто работаете с документами, то вам необходима ЭП. Как получить электронную подпись? Куда идти и с чего начинать?

Определение типа ЭП

Прежде всего определитесь с целями – для чего вам нужна ЭП? Если для ведения документооборота, то можно ограничиться неквалифицированной. А вот для подачи отчётности через интернет нужно оформлять усиленную квалифицированную.

Выбор центра по изготовлению подписи

Выбирайте инстанцию по ценовой политике, срокам изготовления и географической доступности. Зайдите на официальную страницу Министерства Связи, в разделе «Важно» можно увидеть списки аккредитованных удостоверяющих центров, а также найти ближайший к вам (стоит только ввести в строку поиска свой адрес).

Заполнение и отправка заявки

Можно посетить центр лично, а лучше воспользоваться услугой онлайн – это быстрее, удобнее и идти никуда не нужно. В заявке необходимо указать свои персональные данные – ФИО, контактный номер телефона и электронную почту.

В течение часа вам позвонит сотрудник центра, проконсультирует по всем вопросам и уточнит все необходимые данные.

Оплата

На основе сформированной заявки менеджер удостоверяющего центра вышлет вам счёт и реквизиты для оплаты. Оплатить вы можете как по безналичной форме, так и через кассу любого банка.

Стоимость ЭП зависит от региона и аппетитов компании и составляет от 1 500 и до 7 000 рублей.

Предоставление документов

Меньше всего нужно собрать документации рядовому гражданину, но и ЦЭП ему, как правило, редко нужна. Для оформления следует предоставить оригиналы и копии паспорта и СНИЛСа, написать заявление.

Предоставление документов

Индивидуальный предприниматель дополнительно должен принести:

  • свидетельство о регистрации (ОГРНИЛ);
  • ИНН;
  • выписку из реестра или заверенную нотариальную копию.
Если ЭП оформляется другим лицом, то необходима доверенность на получение сертификата.

Организации и предприятия предоставляют:

  • заявление;
  • государственный регистрационный номер;
  • свидетельство из налоговой инспекции;
  • выписку из реестра юрлиц;
  • паспорт и СНИЛС заявителя;
  • для начальства – приказ о назначении на должность, для другого сотрудника – доверенность на право пользования электронной подписью.
Не забудьте про квитанцию об оплате.

Получение ЭП

Срок изготовления составляет не более двух-трёх дней. Если не хотите ждать так долго, то за дополнительную плату вам изготовят ЦЭП буквально за час.

Электронная подпись действует в течение одного года. После окончания срока её необходимо продлить или оформить новую.

Удостоверяющие центры, пользующиеся доверием

В России в настоящее время работает более сотни организаций, где можно заказать электронную подпись. Наиболее надёжными из них являются:

  • ЕЭТП. Занимается торгами по интернету, проводит обучение участию в аукционах, реализует плохо продающееся имущество, оформляет ЭП;
  • Тензор. Предоставляет полный спектр услуг по виртуальным документам;
  • Такснет. Разработчик программных продуктов для делопроизводства;
  • Такском. Разрабатывает ПО для документооборота, облегчает предоставление отчётности в инстанции;
  • Альфа-Сервис. Оформляет сертификаты, специализируется на срочном изготовлении;
  • Сертум-Про Контур. Кроме выдачи ЦЭП, предлагает дополнительные сервисы, расширяющие возможности подписи;
  • Электронный экспресс. Оператор документов ФНС, имеет лицензию от ФСБ;
  • Центр Безбумажных Технологий. Занимается тендерами и технологиями в виртуальной документации;
  • Национальный удостоверяющий центр. Создаёт и реализует разные виды сертификатов ЭП, программы для подачи отчётности в инстанции.

Все эти компании имеют аккредитации, пользуются популярностью у предпринимателей, специализируются на изготовлении и создании электронной продукции.

Способы хранения ЭП

Чтобы сохранить электронную подпись, можно воспользоваться несколькими способами.

Локальное хранение

ЭП хранится в компьютере. Это распространённый способ, но весьма ненадёжный и неудобный. Во-первых, если задаться целью, то подписью может воспользоваться стороннее лицо. Во-вторых, вы же не носите постоянно с собой компьютер или даже ноутбук.

На токенах

Токен – это небольшое портативное устройство, созданное специально для хранения электронных ключей. Они способны идентифицировать пользователя, получить безопасный удалённый доступ к информации, используются вместо пароля или как его составляющая часть.

Стороннее лицо не сможет воспользоваться устройством, так как необходим ввод ПИН-кода. Если трижды неправильно его ввести, то происходит блокировка.

Токены – это надёжный способ защиты электронной подписи от злоумышленников.

В облаке

Сравнительно новый способ хранения любой информации. Облако – это виртуальное хранилище, доступ к которому вы можете получить из любого места и в любое время, главное условие – наличие интернета.

Мало того, что само облако обладает надёжностью и безопасностью, так чтобы воспользоваться электронной подписью, необходимо пройти несколько ступеней аутентификации.

Заключение

Теперь вы знаете, что такое электронная подпись и как её оформить.

Наибольшую выгоду от приобретения ЭП получают предприятия, которые активно ведут деятельность с заказчиками и поставщиками, а также сдают отчётность. Большое облегчение она приносит и рядовым индивидуальным предпринимателям, поскольку им не нужно стоять в очередях в отчётный период, а можно посвятить это время работе.

Нонна Сайда
Финансовый консультант

Работала кредитным консультантом в банке, менеджером в финансовой организации. Люблю писать статьи о том, в чём хорошо разбираюсь.

Один комментарий к статье «6 основных этапов получения электронной подписи, а также 3 способа её хранения»

  • 03.07.2018 в 03:34

    С тех пор как начальник перешел на электронную подпись, все счета стали подписываться гораздо быстрее, с прежним темпом просто не сравнить. Даже бухгалтерия довольна, а они у нас придирчивые.

    Ответить

Добавить комментарий